Проверка контрагента по самозанятым: как заказчику не отвечать за налоги подрядчика

Зачем нужна проверка контрагента по самозанятым

Компании привлекают самозанятых в первую очередь ради налоговой выгоды: НДФЛ и страховые взносы за плательщика налога на профессиональный доход (НПД) платить не приходится — согласно закону 422-ФЗ эта обязанность целиком лежит на исполнителе. Но льгота действует только при одном условии: на день выплаты у человека должен сохраняться статус самозанятого. Поэтому проверка контрагента по самозанятым — это не формальность для бухгалтерии, а способ убедиться, что экономия на налогах законна и не превращается в скрытую задолженность перед бюджетом.

Если в момент перевода денег статус не подтвердится — причины тут разные: исчерпан годовой лимит дохода, человек сам отказался от учёта либо его исключили из реестра плательщиков НПД, — выплата уже не считается доходом самозанятого. Заказчику это сулит задним числом начисленные НДФЛ и взносы вместе с пенями, а при регулярном повторении подобных выплат — ещё и риск переквалификации отношений в трудовые. Поэтому статус исполнителя стоит сверять перед каждым платежом, точно так же как проверяются его реквизиты.

Как проверить статус самозанятого на сайте ФНС — пошагово по ИНН

Бесплатный и при этом официальный способ — сервис на npd.nalog.ru, предназначенный именно для проверки статуса плательщика НПД. Входить в личный кабинет не нужно, как не нужно и получать согласие самозанятого: сведения о статусе доступны публично.

1. Откройте сайт npd.nalog.ru и найдите раздел, где проверяется статус плательщика НПД.
2. Введите ИНН нужного физлица: 12 цифр без пробелов и дефисов.
3. Укажите дату, на которую проверяется статус, — как правило, это день фактического или планируемого платежа.
4. Отправьте запрос — сервис покажет, числился ли человек плательщиком НПД на указанную дату, либо сообщит, что на тот момент статуса у него не было.

Никаких паспортных данных, ФИО или сведений о доходах сервис не выдаёт — только факт наличия статуса на конкретную дату. Этого, впрочем, достаточно, чтобы подтвердить право не удерживать НДФЛ и не платить взносы с конкретной выплаты. Результат стоит сохранить — скриншотом или распечаткой страницы: пригодится как подтверждение должной осмотрительности при возможных вопросах со стороны инспекции.

Как проверить чек от самозанятого в приложении «Мой налог»

По закону 422-ФЗ самозанятый обязан формировать чек на каждую сумму, полученную от юрлица или ИП, и передавать его заказчику удобным способом — бумажным носителем, почтой, через мессенджер или QR-кодом. Без этого документа учесть платёж в расходах по налогу на прибыль или по УСН не получится.

Чек обязан содержать ФИО и ИНН исполнителя, дату с временем операции, сумму, описание услуги или товара и ИНН заказчика — если оплата поступила от организации или предпринимателя, этот реквизит указывается в обязательном порядке. Чек без ИНН покупателя для целей налогового учёта расходов не подходит.

Подлинность чека легко проверить, отсканировав QR-код: откроется страница с его реквизитами на сайте ФНС, либо номер документа можно ввести вручную в сервисе на npd.nalog.ru. Когда исполнитель не выдаёт чек вовсе или присылает его без ИНН заказчика, перевод денег стоит приостановить и заново сверить его статус — нередко именно нежелание оформить документ правильно указывает на утрату права на НПД.

Как часто нужно проверять статус самозанятого

Минимальное требование — сверять статус перед каждой выплатой, а не один раз при заключении договора. Право на НПД может исчезнуть в любой момент: из-за превышения годового лимита дохода в 2,4 млн рублей, добровольного отказа от учёта или исключения налоговой из реестра. Для разового сотрудничества достаточно одной проверки непосредственно перед платежом. А вот при длительных контрактах с регулярными выплатами стоит завести плановую сверку — например, не реже раза в месяц, привязав её к дате оформления акта или счёта. Запрос на сайте ФНС бесплатен и занимает секунды, поэтому пренебрегать регулярным контролем невыгодно: цена ошибки для компании куда выше.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года ФНС запустила эксперимент, нацеленный на «обеление» рынка аутстаффинга персонала, — и с этой даты проверка партнёров-самозанятых из формальности превращается в обязательный элемент налоговой безопасности компании. До этого заказчик просто перечислял подрядчику полное вознаграждение, а налоги за привлечённых людей тот считал и платил сам. Теперь распределение ролей другое: заказчик самостоятельно рассчитывает налоговые обязательства партнёра, удерживает нужную сумму из его вознаграждения и перечисляет её на единый налоговый счёт подрядчика.

На первом этапе в эксперимент включены 34 крупнейшие компании розницы и электронной коммерции — эти отрасли стали пилотными площадками. В дальнейшем список расширят: с ноября 2026 года к проекту присоединятся производственные предприятия, а после — строительство, общепит и логистика. Со временем новый порядок затронет практически все отрасли, где массово задействованы самозанятые и внештатные исполнители.

Как распределяется налоговая нагрузка между заказчиком и исполнителем

Размер удержания зависит от статуса, в котором работает привлечённый подрядчиком человек: ФНС выделила несколько категорий исполнителей, и для каждой действует свой порядок расчёта.

Перечислить удержанную сумму нужно не позже 28-го числа месяца, следующего за расчётным. Этот порядок утверждён приказом ФНС от 18.06.2026 № ЕД-1-22/404@, в котором прописаны и технические детали расчёта.

Почему выбор подрядчика по персоналу стал ещё и налоговым риском

До старта эксперимента добросовестность подрядчика затрагивала разве что репутацию. Теперь от неё напрямую зависят налоговые последствия для заказчика: ФНС непрерывно мониторит участников эксперимента и, обнаружив нарушения, направляет заказчику уведомление.

Если компания реагирует на такой сигнал и пересматривает работу с подрядчиком, это считается проявлением должной коммерческой осмотрительности. Но когда сотрудничество с недобросовестным партнёром продолжается и после повторного уведомления, претензии способны переадресовать заказчику — налоговые риски попросту перекладываются на него.

Благонадёжность подрядчика ФНС тоже выразила в конкретных цифрах, описав модель «идеального» поставщика персонала: совокупная налоговая нагрузка — НДС, НДФЛ и страховые взносы вместе — около 45,8%, а средняя доля вычетов по НДС — около 14,6%. Существенный отход от этих значений — серьёзный сигнал внимательнее присмотреться к контрагенту ещё до подписания договора.

Какие документы запросить у самозанятого перед началом сотрудничества

Перед подписанием договора с самозанятым стоит запросить у него небольшой комплект документов: он подтверждает статус исполнителя и снижает налоговые риски заказчика.

• Паспортные данные — для идентификации стороны договора.
• ИНН — нужен как для проверки статуса, так и для оформления договора и чеков.
• Справка о постановке на учёт в качестве плательщика НПД (форма КНД 1122035) — формируется исполнителем самостоятельно в приложении «Мой налог», в разделе со справками, и фиксирует статус на момент выдачи.
• Справка о доходах (форма КНД 1122036) — дополнительный документ, если нужно оценить, сколько ещё осталось от годового лимита в 2,4 млн рублей.
• Реквизиты банковского счёта — для перевода оплаты.

В договор имеет смысл включить условие о том, что исполнитель обязан незамедлительно уведомлять заказчика об утрате статуса НПД. От налоговой ответственности такой пункт компанию не спасёт, но подтвердит её добросовестность и упростит взыскание убытков, если исполнитель скрыл факт потери статуса.

Чек-лист: как проверить контрагента, который поставляет персонал

К стандартной проверке контрагента — реквизиты, сведения из ЕГРЮЛ, судебные споры — теперь имеет смысл добавить ряд пунктов, которые продиктованы новым налоговым порядком работы с самозанятыми.

1. Платформа для самозанятых. Убедитесь, что сервис, через который партнёр привлекает людей, аккредитован ФНС и передаёт данные в налоговую в установленном формате.
2. Учёт исполнителей. Запросите у подрядчика подтверждение, что он фиксирует смены и суммы выплат по каждому привлечённому человеку — такой учёт обязателен.
3. Сроки и формат отчётности. Уточните, в каком виде и в какие сроки подрядчик передаёт данные об исполнителях — от этого напрямую зависит, успеете ли вы удержать и вовремя перечислить налог.
4. Условия договора. Проверьте, что договор закрепляет порядок удержания налогов, сроки передачи данных и согласие партнёра на раскрытие налоговой тайны — без этого пункта расчёт удержаний окажется некорректным.
5. Уведомление налоговой о партнёрах. Заказчик обязан извещать налоговый орган о любых изменениях в составе подрядчиков, поставляющих персонал, — в течение 5 рабочих дней.
6. Налоговая нагрузка партнёра. Сравните показатели партнёра с ориентиром 45,8% — если цифра заметно ниже, обсудите это с ним ещё до подписания договора.

Что делать, если исполнитель потерял статус самозанятого во время работы

Право на НПД исчезает в одной из трёх ситуаций: превышен годовой лимит дохода в 2,4 млн рублей, исполнитель сам отказался от учёта через приложение «Мой налог», либо налоговая исключила его из реестра за нарушения. Датой утраты статуса признаётся не день, когда заказчик об этом узнал, а момент фактического наступления одного из этих событий — именно с него отсчитывается период возможного доначисления НДФЛ и взносов.

1. Как только заказчику становится известно об утрате статуса — в идеале ещё до очередной выплаты, ради чего и нужна регулярная сверка, — платежи человеку как самозанятому нужно приостановить.
2. Переоформить отношения: заключить обычный договор ГПХ с удержанием НДФЛ и уплатой взносов, либо продолжить сотрудничество через статус ИП, если человек успел зарегистрироваться как предприниматель, либо принять его в штат, если по факту прослеживаются признаки трудовых отношений.
3. Пересчитать налоговые обязательства именно от фактической даты утраты статуса, а не от даты обнаружения ошибки, — при самостоятельном исправлении до налоговой проверки пени будут минимальными.
4. Проинформировать бухгалтерию и передать ей подтверждающие документы — результаты повторной проверки статуса — чтобы скорректировать отчётность.

Ответственность за работу со «слетевшим» самозанятым

Если компания продолжает платить исполнителю как самозанятому уже после утраты им статуса НПД, для целей налогообложения такая выплата превращается в обычный доход физлица по гражданско-правовому договору. Заказчик автоматически становится налоговым агентом: обязан исчислить и удержать НДФЛ, начислить страховые взносы — ровно так же, как если бы изначально работал с физлицом без особого статуса.

Не удержанный и не перечисленный вовремя налог налоговая доначислит вместе с пенями за просрочку, а по ст. 123 НК РФ возможен штраф в размере 20% от неудержанной и неперечисленной суммы. Если подобные выплаты повторяются регулярно и при этом видны признаки трудовых отношений — постоянный график, подчинение внутреннему распорядку, работа на оборудовании заказчика, — отношения могут переквалифицировать в трудовые. Здесь наступает уже другая, административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: юрлицу за уклонение от оформления трудового договора грозит штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Что грозит за нарушения

Задержка удержанных сумм при перечислении в бюджет квалифицируется как нарушение налогового законодательства и влечёт пени со штрафами. Положение усугубляется, если заказчик продолжает работать с подрядчиком уже после повторного сигнала ФНС о нарушениях: в этом случае налоговые риски, изначально лежавшие на подрядчике, перекладываются на заключившую с ним договор компанию.

Отсюда вывод: проверка контрагентов-самозанятых — не разовое действие перед заключением договора, а процесс, растянутый на весь срок сотрудничества, с периодической перепроверкой партнёра и отслеживанием сигналов от налоговой службы.

Сервисы для регулярной проверки самозанятых

Если у компании один-два самозанятых партнёра, ручной проверки на сайте ФНС перед каждой выплатой вполне достаточно. Но когда подрядчиков десятки или сотни, ручной режим становится узким местом — здесь оправданно подключить учётную систему или специализированный HR/ЭДО-сервис, автоматизирующий сверку статусов самозанятых партнёров.

Такие решения обычно встраивают проверку статуса в процесс оформления акта или платежа и позволяют сверять весь список подрядчиков сразу, а не каждого вручную по отдельности. Однако ни один из этих инструментов не заменяет полноценную проверку контрагента — особенно если самозанятый параллельно выступает как ИП или связан с юрлицом, скажем, часть счетов выставляет от имени собственной компании. В таком случае его стоит дополнительно проверить как обычного контрагента: долги и исполнительные производства, судебные разбирательства, аффилированные структуры, признаки массового адреса или директора. Сервисы проверки статуса НПД такие сведения не покажут — для этого нужны более широкие источники, например Контур.Фокус, партнёром которого мы являемся.

Частые вопросы

Кого коснулся новый порядок с 1 сентября 2026 года?

На старте — 34 крупнейшие компании розницы и электронной коммерции. С ноября 2026 года список пополнят производственные предприятия, далее — строительство, общепит и логистика.

Как теперь распределяется налоговая нагрузка между заказчиком и подрядчиком?

Заказчик самостоятельно рассчитывает и удерживает налоги из вознаграждения партнёра, а не позднее 28-го числа следующего месяца перечисляет их на единый налоговый счёт. Размер удержания зависит от статуса исполнителя — самозанятый, ИП на УСН или физлицо без статуса.

Что будет, если продолжить работу с подрядчиком после уведомления ФНС о нарушениях?

Налоговые риски перекладываются на заказчика. Поэтому реагировать на уведомления ФНС и регулярно проверять самозанятых партнёров необходимо не только перед стартом сотрудничества, но и на протяжении всего срока договора.

Что означает налоговая нагрузка 45,8% для подрядчика по персоналу?

Это ориентир из модели «идеального» поставщика персонала, разработанной ФНС, — суммарная доля НДС, НДФЛ и страховых взносов в структуре выплат подрядчика. Заметное расхождение с этим значением — повод присмотреться к партнёру внимательнее.

Как часто нужно проверять статус самозанятого?

Перед каждой выплатой — статус может исчезнуть в любой момент. При долгосрочных контрактах с регулярными платежами дополнительно стоит проводить плановую сверку не реже раза в месяц.

Что делать, если самозанятый отказывается прислать чек?

Приостановить выплату до получения правильно оформленного чека с вашим ИНН — без него сумму не удастся включить в расходы. Отказ выдать чек — веский повод повторно проверить статус исполнителя: часто за этим стоит утрата права на НПД.

Какие документы нужно запросить у самозанятого перед началом работы?

Паспортные данные, ИНН и справку о постановке на учёт как плательщика НПД (форма КНД 1122035), которая формируется прямо в приложении «Мой налог». По необходимости дополнительно запрашивается справка о доходах (форма КНД 1122036).

Что будет, если самозанятый превысит лимит дохода 2,4 млн рублей в год?

С момента превышения лимита право на НПД для суммы сверх него утрачивается. Дальнейшие выплаты нужно оформлять как физлицу без специального статуса — с удержанием НДФЛ и уплатой взносов, либо переоформить отношения, если человек зарегистрируется как ИП.

Вывод

Эксперимент ФНС добавил ещё один критерий отбора партнёра — налоговую прозрачность его работы с привлечённым персоналом. Компании, заблаговременно выстроившие проверку самозанятых контрагентов и других подрядчиков, войдут в новые правила без штрафов и доначислений, а те, кто полагается лишь на слова партнёра, рискуют получить претензии сами.

Новый порядок — ещё один довод не ограничиваться проверкой одних реквизитов, а смотреть на контрагента шире: его судебные споры, исполнительные производства, финансовое положение, связи с другими компаниями. Сервис Фокус, партнёром которого мы являемся, объединяет эти данные в одном месте — выписки ЕГРЮЛ и ЕГРИП, картотеку арбитражных дел, реестр исполнительных производств ФССП и бухгалтерскую отчётность — и помогает заметить тревожные сигналы в работе подрядчика ещё до заключения сделки.