Не каждый сотрудник или руководитель может качественно произвести проверку контрагентов. А между тем, она позволяет избежать взаимодействия с недобросовестными и неплатежеспособными партнерами.
Главные функции специалиста по проверке контрагентов
Перед заключением важной сделки следует провести проверку контрагента, чтобы удостовериться в надежности сотрудничества с ним. Некоторые компании нанимают для этого отдельного человека — специалиста по проверке контрагентов. Однако, зачастую, данные обязанности ложатся на других сотрудников организации. Это может быть юридический отдел, служба безопасности, менеджеры, сам директор и другие.
На специалиста по проверке контрагентов возложены следующие обязанности:
- Сбор и систематизация всех необходимых данных о возможных партнерах;
- Анализ полученных данных и оценка благонадежности контрагента;
- Запрос нужной документации и получение иной информации от потенциальных коллег;
- Создание досье на каждого из контрагентов;
- Отчитываться о результатах проделанной работы и давать соответствующие рекомендации по каждой компании;
- Формировать инструкции, подсказки и чек-листы для остальных сотрудников, занимающихся проверкой контрагентов;
- Проводить обучение сотрудников, делиться с ними своими знаниями;
- Актуализировать информацию по имеющимся партнерам.
Кто попадает под проверку
Проверка специалиста затрагивает всех потенциальных партнеров организации. В частности: подрядчиков, поставщиков, бизнес -партнеров и других контрагентов.
В зависимости от важности и стоимости сделки специалист определяет глубину проверки. Чем выше оба фактора, тем более детальная проверка организации будет проведена.
На что обращает внимание специалист по проверке контрагентов
Главная цель заключается в обнаружении факторов, которые указывают на недобросовестность поставщика. Это позволит в дальнейшем заключить контракт с более порядочным партнером или сформировать индивидуальные условия сотрудничества с этим.
Стандартно проверка осуществляется по следующим критериям:
- Банкротство. Чаще всего компании, находящиеся на стадии банкротства, заканчивают свою деятельность ликвидацией имущества в счет долгов. Иметь дело с такими организациями очень рискованно;
- Ситуации с нарушением договоров. Компания, нарушавшая договор с предыдущими партнерами, может также поступить и с вами;
- Неустойчивое финансовое положение. Плохие финансовые показатели могут служить признаком скорого банкротства организации;
- Признаки технической организации. Технические компании преследуют цель снижения налоговых обязательств. Их документооборот фиктивен, а реальная деятельность отсутствует;
- Ведение нелегальной деятельности. Осуществляется проверка наличия всех необходимых документов, лицензий и сертификатов.
Процесс проведения проверки партнеров проводится в два этапа:
Запрос документации
Сначала специалист запрашивает у потенциального партнера всю необходимую до проверки документацию:
- ИНН и ОГРН;
- Устав организации;
- Договор основания организации;
- Документы о назначении генерального директора;
- Доверенности и паспорта уполномоченных лиц;
- Последнюю бухгалтерскую отчетность.
Анализ сведений из общедоступных источников
На данном этапе собирается информация из открытых источников в интернете. Затем происходит сверка полученных сведений. В качестве источников выступают реестры, государственные платформы и порталы. Таким как: «Прозрачный бизнес», Федресурс, Единый реестр проверок и другие.
Процесс проверки контрагента в Контур.Фокусе
Первый этап проверки-запрос документации у потенциальных партнеров, остается неизменным независимо от способа проверки контрагента. Сделать его легче не получится. А вот, что касается второго этапа-поиска информации в открытых источниках, его можно автоматизировать с помощью сервиса Контур.Фокус. Наш сервис позволит специалисту по проверке контрагентов выполнять свою работу эффективнее. Поиск информации Фокус осуществит самостоятельно, останется лишь провести анализ и дать экспертную оценку.
Внутри сервиса расположено определенное количество вкладок. Для удобства вся найденная информация распределена между ними. Кроме того, Фокус собирается некоторую закрытую информацию, или сложно доступную. В частности, судебные данные или сведения из онлайн-касс. Чтобы воспользоваться информационной карточкой по любой из проверяемых компаний, специалисту потребуется лишь ввести соответствующий ИНН или ОГРН.
Помимо сбора информации, сервис также предлагает своим пользователям экспресс-отчет по полученным данным о компаниях. Каждому потенциальному партнеров будет присвоено маркер определенного цвета: зеленый, желтый или красный. Они обозначают уровень надежности компании; надежная, средняя, ненадежная соответственно. Также производится автоматический анализ финансового состояния организаций.
